Le module Alerte de rendez-vous informe de manière proactive les exploitants ou les employés des rendez-vous à venir. Contrairement au rappel de rendez-vous habituel, qui est envoyé au client, l'alerte de rendez-vous s'adresse au personnel et sert à la préparation et à l'organisation internes. Dans les environnements de travail très chargés ou lorsque les rendez-vous changent fréquemment, l'alerte de rendez-vous aide à garder une vue d'ensemble et à se préparer à temps.
Configuration
- Délai de préavis : librement choisi, par exemple « Alerte 30 minutes avant le rendez-vous », « 1 heure avant » ou « 15 minutes avant »
- Canal de notification : e-mail, SMS ou notification push (selon le système)
- Destinataires : personnes individuelles (l'employé responsable) ou équipes (tous les employés d'un service)
- Filtrage par type de rendez-vous : activation uniquement pour certains motifs de rendez-vous (par exemple uniquement pour les entretiens de conseil importants, pas pour les rendez-vous de routine)
- Contenu : message personnalisable avec des variables pour le nom du client, l'heure, le type de rendez-vous et les remarques particulières
Exemples d'utilisation
Cabinet médical
Les médecins et le personnel médical reçoivent 15 minutes avant chaque rendez-vous un SMS indiquant le nom du patient, le motif de la visite et le numéro de la salle. Ils peuvent ainsi se préparer mentalement au prochain patient et préparer les documents pertinents.
Cabinet de conseil
Les conseillers reçoivent 30 minutes avant un entretien client un e-mail contenant l'historique du client, le thème de conseil réservé et un lien vers les documents pertinents. Cela leur laisse le temps d'une préparation ciblée.
Salle de sport
Les entraîneurs reçoivent 10 minutes avant le début du cours une notification indiquant le nombre de participants et les noms des personnes inscrites. Ils peuvent ainsi préparer la salle en conséquence.
Restaurant
Le personnel de service reçoit 1 heure avant une réservation importante une alerte pour préparer la table et, le cas échéant, tenir compte de souhaits particuliers (par exemple allergies, chaise haute pour enfants).
Avantages de l'alerte de rendez-vous
- Meilleure préparation : les employés peuvent se préparer au rendez-vous à temps
- Moins de stress : pas de surprise lorsqu'un client se présente soudainement à la porte
- Meilleure qualité de service : les rendez-vous bien préparés se déroulent de manière plus professionnelle
- Gestion du temps : aide à structurer la journée et à fixer des priorités
- Réduction des erreurs : moins de rendez-vous oubliés ou de préparations inadaptées
Mise en œuvre technique
L'alerte de rendez-vous est réalisée au moyen d'un processus planifié (tâche cron) qui vérifie régulièrement quels rendez-vous sont imminents dans le délai de préavis configuré. Pour ces rendez-vous, une notification est automatiquement envoyée aux destinataires enregistrés. La notification peut passer par un serveur de messagerie, une passerelle SMS ou un service de notifications push.
Différence avec le rappel de rendez-vous
- Rappel de rendez-vous : envoyé au client, l'objectif est de réduire les no-shows
- Alerte de rendez-vous : envoyée aux employés/à l'exploitant, l'objectif est la préparation interne
Les deux fonctions peuvent être activées en parallèle et se complètent utilement.
Bonnes pratiques
- Choisir le délai de préavis de manière à laisser suffisamment de temps pour la préparation, mais pas trop tôt pour que l'information ne soit pas oubliée
- En cas de plusieurs employés : ne notifier que l'employé responsable, afin d'éviter la surcharge d'informations
- Rédiger un message court et concis : uniquement les informations essentielles
- Pour les SMS : veiller à la longueur (160 caractères max. pour une unité SMS)
Combinaison avec d'autres fonctionnalités
- Synchronisation du calendrier : les rendez-vous avec alerte peuvent aussi être transférés vers Outlook, Google Calendar etc.
- Listes de contrôle : afficher automatiquement une liste de contrôle de préparation pour certains rendez-vous
- Notes : afficher dans le message d'alerte les notes internes concernant les clients ou les rendez-vous
Termes associés
Rappel de rendez-vous Notification SMS Utilisateur de calendrier