Pièces jointes e-mail iCalendar & vCard

Rendez-vous et coordonnées automatiquement importables en pièce jointe dans n'importe quel calendrier

Cette fonction joint des fichiers de rendez-vous et de contact aux e-mails envoyés par le système de réservation. Les destinataires peuvent reprendre les rendez-vous dans leur calendrier et importer rapidement les coordonnées.

Comment cela fonctionne

  1. Activez les pièces jointes dans les paramètres des e-mails.
  2. Choisissez les types de fichiers à envoyer (iCalendar, vCard ou les deux).
  3. Renseignez les coordonnées du prestataire pour la vCard (nom, adresse, téléphone, site web, etc.).
  4. À chaque réservation, le système crée automatiquement :
    • un fichier iCalendar avec la date, l'heure, la durée, le lieu et la description du rendez-vous
    • une vCard avec les coordonnées enregistrées (si elle est sélectionnée)
  5. Les fichiers sont joints à l'e-mail de confirmation du client et à la notification de l'exploitant.

Ce que contiennent les fichiers

iCalendar (.ics) : début et fin du rendez-vous, fuseau horaire, lieu, objet et texte de la note. Importable dans Outlook, Google Calendar, Apple Calendar et d'autres programmes de calendrier.

vCard (.vcf) : prénom, nom, société, titre, rue, code postal, ville, pays, téléphone et site web. Adaptée à la création directe d'un contact sur les smartphones et les clients de bureau.

Paramètres et champs

Renseignez les champs de contact de la vCard dans les paramètres du système. Les champs concernés sont :

Exemple pratique

Un client réserve en ligne. L'e-mail de confirmation contient un fichier .ics en pièce jointe. Le client clique sur la pièce jointe et ajoute le rendez-vous à son calendrier. Il peut en outre ouvrir la vCard et l'enregistrer comme contact. L'exploitant reçoit le même fichier .ics ainsi que la vCard du client dans son e-mail de notification.

Sécurité et format

Les fichiers sont générés au format standard. Les données personnelles ne sont envoyées qu'aux destinataires indiqués dans la réservation. Vérifiez dans les paramètres quelles données doivent figurer dans la vCard.

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