Comme alternative à la réservation ferme, un calendrier peut être configuré de manière à afficher au client un formulaire de contact au lieu d'une réservation directe. Cette option convient particulièrement aux prestations pour lesquelles le prestataire souhaite d'abord vérifier si et à quelles conditions un rendez-vous doit avoir lieu. Alors que la réservation classique crée immédiatement un rendez-vous ferme dans le calendrier, la variante avec formulaire de contact laisse le pouvoir de décision à l'exploitant.
Fonctionnement
- Le client choisit comme d'habitude la date et l'heure dans le calendrier disponible
- Au lieu de la confirmation de réservation, un formulaire de contact s'affiche, dans lequel le client saisit des informations supplémentaires (par exemple sa demande, ses antécédents, des exigences particulières)
- L'exploitant reçoit un e-mail avec le rendez-vous souhaité et le contenu du formulaire rempli
- Le rendez-vous n'est dans un premier temps pas bloqué dans le calendrier : le créneau reste visible pour d'autres demandes
- Après examen de la demande, l'exploitant décide si et quand le rendez-vous a effectivement lieu, et crée le rendez-vous manuellement dans le système ou prend contact par téléphone ou par e-mail
Cas d'utilisation
Ce fonctionnement convient en particulier pour :
- Des prestations de conseil complexes, pour lesquelles il faut clarifier avant l'attribution d'un rendez-vous si la demande correspond à l'offre de services
- Des demandes de projets individuels, pour lesquelles l'effort ou la faisabilité doivent d'abord être évalués
- Des entretiens préliminaires ou premières consultations, pour lesquels le prestataire souhaite d'abord prendre contact par téléphone afin de clarifier le besoin
- Des prestations haut de gamme, pour lesquelles une qualification préalable manuelle est souhaitée
- Des exigences propres à un secteur, par exemple pour des prestations médicales ou juridiques, pour lesquelles certaines conditions doivent être clarifiées avant l'attribution d'un rendez-vous
Avantages par rapport à la réservation classique
- L'exploitant garde un contrôle total sur l'attribution des rendez-vous et peut refuser les demandes inadaptées
- Des informations supplémentaires sont recueillies dès avant le rendez-vous, ce qui facilite la préparation
- Les clients peuvent décrire leur demande en détail avant qu'un rendez-vous soit fixé
- On évite les rendez-vous qui n'auraient de toute façon pas eu lieu (par exemple parce que la prestation n'est pas disponible ou que la demande ne convient pas)
Inconvénients et points à peser
- Le seuil d'hésitation des clients est plus élevé qu'avec la réservation directe : une étape supplémentaire apparaît
- L'exploitant doit traiter chaque demande manuellement, ce qui réduit le degré d'automatisation
- Les clients ne reçoivent pas de confirmation immédiate du rendez-vous, ce qui peut entraîner de l'incertitude ou un abandon
- Le créneau reste d'abord visible pour d'autres demandes, ce qui peut conduire à des demandes parallèles pour le même rendez-vous
Mise en œuvre technique
L'activation se fait via une simple option dans la configuration du calendrier. Au lieu de la logique de réservation, le module de formulaire de contact est activé. Les champs de formulaire peuvent être configurés individuellement : des simples champs de texte aux menus déroulants, jusqu'aux téléversements de fichiers. L'exploitant reçoit la demande par e-mail et peut y répondre dans l'espace d'administration.
Solutions hybrides
Certains exploitants combinent les deux approches : pour les rendez-vous standard (par exemple premiers entretiens, consultations aux paramètres fixes), la réservation directe est activée, tandis qu'un calendrier distinct avec formulaire de contact est disponible pour les demandes plus complexes ou individuelles. Cette répartition assure une automatisation maximale pour les demandes standard tout en conservant un contrôle manuel pour les cas particuliers.