Le module « Destinataires supplémentaires » permet d'ajouter d'autres adresses e-mail aux notifications de réservation. Par défaut, l'utilisateur de calendrier (l'employé auquel le rendez-vous réservé est attribué) reçoit un e-mail de notification lors des nouvelles réservations, modifications ou annulations. Dans de nombreuses organisations, d'autres personnes ou des adresses e-mail centrales doivent cependant être informées également, par exemple des assistants, des boîtes aux lettres d'équipe, des chefs de service ou du personnel administratif. Le module répond à ce besoin sans qu'il soit nécessaire de mettre en place plusieurs calendriers distincts ou des transferts compliqués.
Cas d'utilisation
1. Une adresse d'équipe centrale reçoit toutes les réservations
Un cabinet médical compte plusieurs médecins, chacun avec son propre calendrier. En plus, l'adresse e-mail centrale du cabinet agenda@example.com doit recevoir toutes les réservations de tous les médecins, afin d'avoir une vue d'ensemble et de pouvoir intervenir pour coordonner si nécessaire.
2. L'assistant est également notifié
Un dirigeant dispose d'un calendrier personnel, mais son assistant doit aussi être informé de tous les rendez-vous, afin de faire les préparatifs, préparer les documents ou réserver les salles.
3. Plusieurs responsables de site reçoivent des vues d'ensemble
Une entreprise avec plusieurs sites dispose d'un calendrier par site. Le manager régional souhaite recevoir une copie de toutes les réservations de tous les sites, afin de surveiller l'occupation et les tendances.
4. Coordination interdépartementale
Un cabinet de conseil compte différents consultants. Pour certains motifs de rendez-vous (par ex. « Conseil en stratégie »), le chef de service doit en plus être informé, afin de s'impliquer le cas échéant ou de clarifier les questions.
5. Responsable de secours
Un indépendant souhaite qu'un collègue ou un partenaire reçoive également toutes les réservations, au cas où il manquerait lui-même l'e-mail ou serait en vacances.
6. Comptabilité lors des paiements entrants
Pour les rendez-vous avec paiement anticipé, la comptabilité doit en plus être informée afin de comptabiliser les paiements entrants.
Configuration
- Globalement pour tous les calendriers : une ou plusieurs adresses e-mail reçoivent toutes les réservations de l'ensemble du système
- Par calendrier : chaque calendrier peut avoir ses propres destinataires supplémentaires individuels
- Par motif de rendez-vous : certains motifs de rendez-vous déclenchent des notifications vers des destinataires supplémentaires spécifiques (par ex. clients VIP : la direction est informée)
Fonctionnement
À chaque action pertinente (nouvelle réservation, modification, annulation), le système vérifie :
- Qui est le destinataire principal ? (utilisateur de calendrier)
- Des destinataires supplémentaires sont-ils configurés ?
- Envoie l'e-mail au destinataire principal et à tous les destinataires supplémentaires
Tous les destinataires reçoivent le même e-mail avec les mêmes informations.
Types d'e-mails concernés
- Nouvelle réservation : notification à l'exploitant lors d'une nouvelle réservation
- Modification / report de rendez-vous : notification lors d'une modification par le client ou manuellement
- Annulation de rendez-vous : notification lors d'une annulation
- En option : rappels : les rappels de rendez-vous à l'exploitant peuvent aussi être envoyés aux destinataires supplémentaires
Protection des données et autorisations
Étant donné que les destinataires supplémentaires reçoivent des données personnelles des clients (nom, e-mail, téléphone, éventuellement données de santé), les aspects de protection des données doivent être respectés :
- Intérêt légitime : seules les personnes qui ont besoin d'accéder aux données de réservation pour des raisons opérationnelles doivent être configurées comme destinataires supplémentaires
- Conformité RGPD : les destinataires supplémentaires doivent être tenus à la confidentialité
- Documentation : la politique de confidentialité doit communiquer de manière transparente quelles personnes/quels services ont accès aux données de réservation
- Vérifier les droits d'accès : contrôler régulièrement que tous les destinataires configurés sont encore autorisés
Avantages
- Transparence : plusieurs personnes sont informées, personne n'est surpris
- Redondance : si une personne rate l'e-mail, d'autres peuvent prendre le relais
- Coordination : les équipes peuvent mieux se coordonner
- Résilience : en cas de vacances ou de maladie, d'autres sont informés
- Vue d'ensemble centrale : la direction ou l'administration peuvent garder une vue d'ensemble
Inconvénients et défis
- Flot d'e-mails : avec beaucoup de réservations, le nombre d'e-mails peut vite devenir confus
- Protection des données : plus de destinataires = plus de personnes avec accès à des données sensibles
- Dilution des responsabilités : lorsque beaucoup de personnes sont informées, personne ne se sent éventuellement responsable
Bonnes pratiques
- Ajouter uniquement les personnes pertinentes : ne pas configurer un nombre inutilement élevé de destinataires
- Utiliser des boîtes aux lettres d'équipe : plutôt qu'un grand nombre d'individus, mieux vaut une boîte centrale (par ex.
rendezvous@example.com) que plusieurs personnes peuvent consulter - Mettre en place des filtres : les destinataires devraient configurer des filtres/règles e-mail pour trier automatiquement les notifications
- Contrôle périodique : vérifier régulièrement que tous les destinataires configurés sont encore dans l'entreprise et ont besoin des e-mails
Solutions alternatives
- Transfert au niveau du serveur e-mail : au lieu de configurer des destinataires supplémentaires dans le système de réservation, le serveur e-mail du destinataire principal peut mettre en place un transfert automatique
- Intégration CRM : toutes les réservations sont transférées dans le système CRM, où elles peuvent être consultées par les personnes autorisées, sans flot d'e-mails
- Canal interne Slack/Teams : au lieu d'e-mails, les réservations peuvent être poussées via webhooks dans un canal Slack ou Microsoft Teams
Mise en œuvre technique
Dans l'espace d'administration se trouve un champ de saisie ou une liste dans laquelle des adresses e-mail supplémentaires peuvent être ajoutées :
- Champ de saisie :
supplementaire@example.com, assistant@example.com, direction@example.com - Liste : chaque adresse sur une ligne séparée ou avec un bouton « Ajouter »
À chaque notification, le système parcourt la liste et envoie l'e-mail à toutes les adresses.
Extensions et variantes
- Destinataires différents selon le type d'événement : les nouvelles réservations vont à l'équipe A, les annulations à l'équipe B
- Destinataires conditionnels : uniquement pour certains motifs de rendez-vous ou à partir d'un certain montant de réservation, un destinataire supplémentaire est informé
- Mode CC/BCC : les destinataires supplémentaires peuvent être ajoutés en CC (visible) ou BCC (invisible)
- Textes d'e-mail différents : le destinataire principal reçoit un e-mail détaillé, les destinataires supplémentaires seulement une version courte
Combinaison avec les rôles et autorisations
Dans les systèmes plus grands, les destinataires supplémentaires peuvent aussi être combinés avec des autorisations basées sur les rôles :
- Rôle opérateur : reçoit des e-mails, peut consulter et modifier les réservations
- Rôle observateur : reçoit des e-mails, peut uniquement consulter les réservations, pas les modifier
- Rôle manager : reçoit des e-mails de synthèse (par ex. quotidiennement toutes les réservations), pas chaque e-mail individuel
Exemple de configuration
Calendrier : Dr Martin (dentiste) Destinataire principal : dr.martin@example.com
Destinataires supplémentaires
reception@example.com(la réception reçoit toutes les réservations, pour accueillir les patients)assistance@example.com(l'assistance reçoit toutes les réservations, pour préparer les salles de soins)
Lors d'une nouvelle réservation
- Le client réserve un rendez-vous
- Le système envoie un e-mail à :
- dr.martin@example.com (destinataire principal) - reception@example.com (supplémentaire) - assistance@example.com (supplémentaire)
Les trois personnes sont informées et peuvent se préparer.
Distinction par rapport à d'autres fonctionnalités
- Utilisateur de calendrier : la personne à laquelle le calendrier appartient (destinataire principal)
- Destinataires supplémentaires : d'autres personnes également informées
- Intégration CRM : les réservations sont transférées dans le CRM, où elles sont visibles par beaucoup
- Webhook : interface technique pour un traitement automatisé
Statistiques et monitoring
Dans l'espace d'administration, les exploitants peuvent consulter :
- Combien d'e-mails sont envoyés au total ? (y compris les destinataires supplémentaires)
- Taux de rebond : les e-mails vers les destinataires supplémentaires sont-ils bien délivrés ?
- Désinscription : les destinataires supplémentaires se sont-ils désabonnés ?